Günümüzün dijital olanaklarıyla birlikte birçok muhasebe işlemi artık kolayca yapabilmektedir. Muhasebenin hata yapma olasılığını minimize eden elektronik iyileştirmeler her daim güvenli hizmet sunmaktadır. Günümüzde gittikçe yaygınlaşan elektronik uygulamalar sayesinde çözümsel süreçler oldukça kolay şekilde ilerlemektedir.
Hızlı ve güvenli sistemlerin gittikçe gelişmesi ve imkanların erişilebilir olması zaman anlamında da kazanç sağlamaktadır. E- Arşiv fatura uygulaması dijital çağın pratik çözümlerinden biridir. E- Arşiv Fatura uygulaması, kullanıcılarına elektronik ortamda hızlı çözümler sunar. E-Arşiv fatura, elektronik fatura uygulaması kapsamı dışında kalan kurum-kişi arasındaki kağıt fatura işlemleri ve saklanmasının elektronik ortama taşındığı fatura türüdür.
E-Arşiv faturanın teknik standartları Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenmiştir. Elektronik Arşiv uygulaması, kağıt ortamında düzenlenme, muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturanın, elektronik ortamda oluşturulması, e-Posta ile iletimi, elektronik ortamda muhafazası, elektronik ortamda ibrazı ve elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanmasını kapsayan uygulamadır.
E-Arşiv uygulamaları bakanlıktan izin almış entegrasyon firmaları ve gelir idaresi başkanlığının kendi hizmete sunmuş olduğu sistemler üzerinden düzenlenebilmektedir. Firmalar E-Arşiv fatura düzenlemelerin için herhangi bir alt sınır bulundurmalarına gerek yoktur. Fakat kağıt fatura düzenleyecekleri zaman yurtiçi 2 Bin TL, yurtdışı 5 Bin TL sınırına dikkat etmeleri gerekir. Gelir idaresi başkanlığının sistemi üzerinden her ne kadar fatura kesilebiliyor olsa da çok müşterisi olan ticari işletmelerin bir entegrasyon firması ile anlaşma yaparak E-Arşiv Faturalarını oradan düzenlemeleri firmalara tavsiye edilmektedir.
E-Arşiv Faturanın Sağladığı Kazanımlar
E arşiv fatura ile kağıt, baskı, kargolama ve arşivleme gibi zaman ve para maliyetlerin en aza indirgenir. E- Arşiv Fatura ile operasyonel çalışma hızlanır ve verimliliği artar. E arşiv fatura ile çalışanların operasyonel iş gücü ortadan kalkar ve daha verimli alanlarda faaliyet göstermelerine fırsat verme imkanı doğar. E-Arşiv Faturanın sağladığı en önemli kazanım, anında güvenilir fatura akışı sağlamasıdır.
Gerekli entegrasyonlar sayesinde faturalarda kullanılan ERP ve muhasebe programları içinden ve EDM sistemleri üzerinden anında muhataplarına ulaşır. Ayrıca, E- Arşiv Fatura, yasal geçerliliği mümkün kılarken, güvenli saklama ve online erişim olanağı verir. Faturalarınız, EDM sistemlerinde 10 yıl boyunca 4 yedeklemeli ve 3DS şifreleme teknolojisiyle en güvenli şekilde saklanır. Faturalara dilediğiniz an entegrasyon sistemimiz üzerinden online erişme imkanı vardır.
Entegrasyon Çözümleri
Faturaları tek tek ya da toplu olarak tekrar gönderme, görüntüleme ve pdf / baskı alma gibi işlemleri kolayca yapmak mümkündür. E-Arşiv fatura ile her yıl milyonlarca kesilen ağaçların ve kağıt israfının önüne geçilmektedir. Bu sayede, elektronik faturanın vermiş olduğu hizmet ile doğaya katkıda bulunabilir. E Arşiv Fatura ile iş ortakları ve müşteriler açısından görünümü oldukça şeffaflaştıracaktır. Kanunlara uyan, modern yönetilen ve güvenilir olma gibi sağlamlık imajını canlandıracaktır.
Hızlı mutabakat ve nakit akışı, elektronik iç ve dış denetim için uygun altyapı, hızlı uyuşmazlık çözümü ve uluslararası standartlara uyum gibi birçok avantaja sahip olmak mümkündür. Kâğıt fatura basma ve gönderme maliyetini ortadan kaldıran E-Fatura ve E-Arşiv Fatura uygulamasıyla kâğıda fatura basma dönemi giderek kaybolmaktadır. Günümüzde özellikle, çok sayıda fatura kesen işletmeler için önemli kolaylıklar sağlayan bir uygulama olduğundan işletmeler arasında hızla kendisine yer bulmuştur. E- Arşiv Fatura ile birçok kurum ve firmalar çok önemli avantajlar elde etmiştir. Hastaneler ve oteller gibi birçok kurum kullanırken, perakende satışlarda hızlı çözüm sağlamaktadır.
E-Arşiv Fatura ve E-Fatura İlişkisi
E-Arşiv fatura bütün mükellefler tarafından düzenlenebilen, herhangi bir başvuru vb. gerçekleştirmeden gelir idaresi başkanlığının sistemi üzerinden hazırlanabilen faturadır. E-Fatura ise gelir idaresi başkanlığına gerekli başvuruların yapılarak sisteme giriş yapılması sonucunda kullanılmaya başlanmaktadır. İkisi evrak da temel olarak bakıldığında aynı görevi yapmaktadır. E-Fatura yalnızca iki tarafında E-Fatura kullanıcısı olması durumunda düzenlenebilecek olan fatura türüdür.
Taraflardan bir tanesi E-Arşiv kullanıcısı ise düzenlenecek olan fatura kesinlikle E-Arşiv Fatura olmalıdır. E-Arşiv olarak düzenlenen faturalar alıcının entegrasyon sisteminde görüntülenemezken E-Fatura olarak düzenlenen faturalar alıcının mesaj kutusuna düşerek faturanın temel görüntüsünü alıcıya sunmaktadır.
E-Arşiv Fatura Yaygınlığı
Şüphesiz E-Arşiv Fatura’nın en yaygın kullanımı, perakende sektörü, eve sipariş gıda ürünleri ve marketlere gıda dağıtımı alanlarıdır. Ülkemizin en önde gelen özel entegratörü EDM getir gibi bir çok dev eve teslim market uygulaması ile Ülker, Coco Cola, Torku, Eti, Pepsi, Sütaş, Bahçıvan, İçim gibi yüzlerce dev gıda firmasının saha dağıtımlarına e-arşiv hizmetini %90 üzeri pazar payıyla sunmaktadır.
